اعتمد كل من سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والمهندس عبدالرحمن بن سالم الحاتمي، الرئيس التنفيذي للمجموعة العمانية العالمية للوجيستيات (اسياد)، نظام إدارة الوثائق لمجموعة اسياد، حيث اعتمدا جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها.                                                

وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذاً لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإنَّ الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها، وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، إذ قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات بجموعة اسياد، نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها.

تتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الإسمية للوثائق للمجموعة العمانية العالمية للوجيستيات (اسياد)، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال الذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في مُعالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.

وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل وحدة الدعم المساند في مجموعة اسياد وبالتنسيق مع المختصين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في تدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق، ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقًا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر لتسهيل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات، كما ينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة والتي يصل عددها إلى عدة مئات، فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيًا وتدريجيًا في شكل نظام تصنيف. وباعتماد هذا النظام سيدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات. الجدير بالذكر أنّ عدد الجهات التي اعتمد نظامها بلغ حتى الآن (61) جهة.